Recrutement : assistant(e) de direction

Le Conseil d’Architecture, d’Urbanisme et de l’Environnement du Calvados a pour mission de promouvoir la qualité architecturale, urbaine, paysagère et environnementale, sur l’ensemble du département. Composé d’une équipe pluridisciplinaire (architectes, urbanistes, paysagistes, graphiste, documentaliste et personnel administratif), son activité consiste à :

  • conseiller les collectivités sur tout projet d’urbanisme, d’architecture, d’environnement ou de paysage;
  • développer l’information, la sensibilité du public dans les domaines de l’architecture, de l’urbanisme, de l’environnement et du paysage;
  • former les élus, les agents des administrations, les maîtres d’ouvrage et les professionnels qui interviennent dans le domaine de la construction et l’aménagement;
  • conseiller les particuliers dans leurs projets de construction, rénovation.

MISSIONS

L’assistant(e) de direction aura pour mission principale d’assister le directeur de l’association dans toutes les tâches en matière de secrétariat et de gestion administrative et de contribuer à l’organisation de la vie interne en se positionnant comme ressource et conseil sur les usages et procédures de l’association.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

  • Gérer les plannings, les rendez-vous et tenir l’agenda du Directeur
  • Rédiger les correspondances et organiser le publipostage
  • Traiter l’information en lien avec le directeur (diffusion interne, courrier, etc.)
  • Traiter le courrier (arrivée et départ)
  • Traiter la revue de Presse
  • Suivre et mettre à jour le fichier de suivi d’études
  • Préparer et diffuser les plannings des réunions d’équipe (ordre du jour et compte rendus avec le directeur)
  • Assister l’équipe à la mise en oeuvre et le suivi des animations et évènements
  • Établir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
  • Assurer les tri, classements et archivages (administratif et dossier suivi par le directeur)
  • Gérer les adhésions (cotisations, conventions,…)
  • Préparer et organiser les réunions institutionnelles (convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants, organisation des élections)
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique pendant les absences de la secrétaire d’accueil
  • Administration du personnel en coordination avec l’assistante de gestion administrative (finance et RH)

Ces missions ne sont pas exhaustives et pourront être amenées à évoluer en fonction des besoins de l’activité.

FORMATION SOUHAITÉE

  • BAC + 3 ou équivalent
  • Pour ce poste, les compétences, aptitudes et attitudes seront les critères principaux pour finaliser le recrutement. Un diplôme permettant de justifier les aptitudes recherchées de même qu’une expérience à un poste similaire seront fortement appréciées.

COMPÉTENCES ET APTITUDES RECHERCHÉES

  • Bonne connaissance des techniques de secrétariat
  • Connaissance du fonctionnement de la gestion administrative
  • Connaissance de base en droit du travail
  • Maitrise des outils bureautiques : traitement de texte et tableur, gestion de fichiers, …
  • Maitrise de l’expression écrite et orale
  • Bonne gestion organisationnelle de planification : veiller au respect des délais et procédures (connaître les règles administratives)

QUALITÉS PERSONNELLES ET PROFESSIONNELLES

  • Bonne présentation
  • Rigueur : organisation et méthode
  • Bonnes qualités relationnelles : goût du contact, sens de l’écoute et du travail en équipe
  • Capacité d’adaptation, réactivité, capacité à gérer simultanément plusieurs activités et à travailler dans l’urgence (gestion des priorités)
  • Autonomie : sens de l’anticipation et de l’initiative
  • Confidentialité, discrétion, fiabilité

MODALITÉS

Poste placé sous l’autorité hiérarchique du directeur de l’association
Rémunération basée sur la convention collective nationale des CAUE et selon expérience.
Horaires variables (39 heures hebdomadaires avec JRTT)

CDD à temps complet de 12 mois pouvant déboucher sur un CDI

Poste à pourvoir pour le 15 mai au plus tard

Poste basé au CAUE du Calvados à Caen (28 rue Jean Eudes)

Lettre candidature et CV à adresser jusqu’au 6 avril 2020
• par courrier au 28 rue Jean Eudes, 14000 Caen
• par courriel à rh@caue14.fr sous l’objet : Candidature/Assistante de Direction

Tél. : 02 31 15 59 60  – www.caue14.fr